Handboek, Beheermap en Werkmap
Praktische afspraken, documenten en werkwijzen die een dierlocatie minder kwetsbaar maken
Goede dierzorg mag niet afhankelijk zijn van kennis die alleen in het hoofd van één beheerder, medewerker of vrijwilliger zit.
Daarom werkt het ZooCO Kwaliteitskader met drie verschillende, maar samenhangende documentlagen: het Handboek, de Beheermap en de Werkmap.
Iedere laag heeft een eigen functie. Samen verbinden zij algemene kaders, locatiegebonden afspraken en de dagelijkse uitvoering.
Drie onderdelen die op elkaar aansluiten
Het Kwaliteitskader werkt met drie samenhangende onderdelen. Samen zorgen zij ervoor dat afspraken niet alleen worden gemaakt, maar ook kunnen worden uitgevoerd, teruggevonden en actueel gehouden.
Het ZooCO Handboek
Het Handboek beschrijft hoe het Kwaliteitskader werkt, welke uitgangspunten gelden en hoe onderdelen binnen het kader moeten worden toegepast.
Het is daarmee de algemene gebruiks- en werkinstructie van het Kwaliteitskader en niet het dagelijkse logboek van een locatie.
De ZooCO Beheermap
De Beheermap bevat de locatiegebonden informatie waarmee verantwoordelijkheden, beleid, afspraken, wettelijke verplichtingen en belangrijke beheerszaken aantoonbaar worden vastgelegd.
De Beheermap helpt voorkomen dat belangrijke informatie verspreid raakt over mailboxen, losse bestanden of bij afzonderlijke personen.
De ZooCO Werkmap
De Werkmap vertaalt het Kwaliteitskader naar de dagelijkse praktijk. Hierin staan de voor de locatie relevante werkafspraken, instructies en registraties die medewerkers, vrijwilligers of andere betrokkenen daadwerkelijk nodig hebben.
De Werkmap moet daarom vooral praktisch, bruikbaar en actueel zijn.
Niet iedere locatie heeft dezelfde uitwerking nodig
De exacte inhoud van de Beheermap en Werkmap wordt afgestemd op het type locatie, de activiteiten, de aanwezige dieren, de organisatie en de risico's.
Een kleine dierenweide heeft daardoor niet dezelfde documentbehoefte als een grote kinderboerderij of een zorglocatie met medewerkers, vrijwilligers, deelnemers en bezoekers.
Het uitgangspunt is niet zoveel mogelijk administratie, maar voldoende en bruikbare borging.
Drie lagen, één systeem
Het onderscheid voorkomt dat alles in één enorme map terechtkomt.
Handboek: hoe werkt het systeem?
Beheermap: wat is voor deze locatie geregeld en aantoonbaar?
Werkmap: wat moet vandaag in de praktijk gebeuren?
Juist de verbinding tussen deze drie lagen maakt kennis overdraagbaar.
Geen administratie om de administratie
Handboek, Beheermap en Werkmap zijn niet bedoeld als drie mappen die jaarlijks volledig moeten worden doorgespit.
De informatie wordt zo georganiseerd dat medewerkers en vrijwilligers vooral datgene gebruiken wat zij voor hun
dagelijkse werkzaamheden nodig hebben. Bestuurlijke stukken, vergunningen, keuringsrapporten en andere bewijsstukken
blijven op de daarvoor bedoelde plaats beschikbaar zonder dat zij onnodig worden gekopieerd.
Wanneer iets verandert, wordt gericht bekeken welke onderdelen daardoor geraakt worden.
Denk bijvoorbeeld aan:
Een brief van de NVWA die om een reactie of aanpassing vraagt.
Een nieuw dierenverblijf waarvoor dierenwelzijn, veiligheid, inrichting, verantwoordelijkheden en eventuele vergunningen opnieuw moeten worden bekeken.
Een keuringsrapport waarvan een maatregel of nieuwe controledatum moet worden opgevolgd.
Een wijziging in dierenbestand, organisatie of activiteiten die gevolgen heeft voor bestaande werkafspraken.
Het doel is dat een locatie niet hoeft te weten in welke paragraaf van een omvangrijk kwaliteitsdocument zij moet zoeken.
De borging moet juist helpen om snel te bepalen wat nodig is, wie aan zet is en waar relevante informatie wordt vastgelegd.
Zo wordt administratie een hulpmiddel voor de praktijk in plaats van een doel op zichzelf.
Geen standaardpakket
voor iedere locatie
Een dierenweide heeft niet dezelfde documentbehoefte als een grote kinderboerderij of zorgboerderij.
Daarom worden Beheermap en Werkmap afgestemd op onder meer:
- Type locatie.
- Dieren en diersoorten.
- Publieksfunctie.
- Organisatiestructuur.
- Aantal medewerkers en vrijwilligers.
- Gemeentelijke afspraken.
- Risico's en verantwoordelijkheden.
Het uitgangspunt is niet zoveel mogelijk papier, maar voldoende en bruikbare borging.
Geen volledige formats openbaar
De opzet wordt op deze website toegelicht, maar volledige formats, protocollen, normtabellen en invuldocumenten worden niet als openbaar zelfbouwpakket gepubliceerd.
Deze instrumenten maken onderdeel uit van de ZooCO- en KinderboerderijAdvies methodiek en worden binnen deelname, een opdracht of passende gebruiksafspraak beschikbaar gesteld.
Van nulmeting naar dagelijkse praktijk
Tijdens een nulmeting wordt zichtbaar welke documenten aanwezig zijn en waar belangrijke afspraken ontbreken.
De verbeterroute bepaalt vervolgens welke onderdelen moeten worden aangevuld of gewijzigd. Handboek, Beheermap en Werkmap helpen om deze verbeteringen niet alleen op papier te beschrijven, maar ook in de dagelijkse organisatie vast te houden.