Zo werkt het ZooCO Kwaliteitskader

Van eerste beoordeling naar gerichte verbetering en blijvende kwaliteitsborging.

Het ZooCO Kwaliteitskader Publieke Dierlocaties brengt dierenwelzijn, dagelijkse praktijk, organisatie en structurele borging bij elkaar.

Het werkt volgens een vaste ontwikkelroute waarin papier en dagelijkse praktijk steeds naast elkaar worden beoordeeld.
De route begint met oriëntatie en intake, gevolgd door een nulmeting, verbeterroute en praktische implementatie.
Daarna blijft de bereikte kwaliteit onderdeel van periodieke borging.
Op deze pagina leest u hoe die onderdelen samen één methodiek vormen en waar u voor specifieke onderdelen verder kunt verdiepen.

Het uitgangspunt is eenvoudig: eerst goed in beeld brengen hoe een locatie daadwerkelijk functioneert, daarna gericht
verbeteren en vervolgens voorkomen dat bereikte kwaliteit na verloop van tijd weer verloren gaat.

De toepassing wordt afgestemd op de locatie. Een kleine dierenweide vraagt een andere organisatie en
diepgang dan een grote kinderboerderij of zorglocatie met meerdere diersoorten. Gemeenten kunnen het kader daarnaast
gebruiken om meerdere locaties vanuit een gezamenlijke kwaliteitslijn te volgen.

Het Kwaliteitskader is geen keurmerk, certificering of formele overheidsinspectie.

 

Van oriëntatie tot borging

De werkwijze bestaat uit zes samenhangende stappen.

1. Oriëntatie

Eerst wordt bekeken of het Kwaliteitskader aansluit bij de locatie, de vraag en de betrokken organisaties.

Daarbij kan bijvoorbeeld worden besproken:

  • Om welke locatie of locaties gaat het?
  • Wie is eigenaar, houder of beheerder?
  • Welke rol heeft de gemeente?
  • Wat is de aanleiding?
  • Welke informatie is al beschikbaar?
  • Welke vorm van beoordeling is passend?

2. Intake

Bij de start brengen we de locatie en haar context in beeld. Daarbij kijken we onder meer naar de organisatie, het dierenbestand, verantwoordelijkheden, relevante documenten, activiteiten en voorzieningen.

Welke onderdelen precies van toepassing zijn, verschilt per locatie. Een kleine dierenweide vraagt immers iets anders dan een grote kinderboerderij of een zorglocatie met dieren.

Op basis daarvan wordt bepaald welke onderdelen van het Kwaliteitskader voor de locatie relevant zijn en waar prioriteiten liggen.

De intake voorkomt dat tijdens het locatiebezoek tijd verloren gaat aan informatie die vooraf al beschikbaar had kunnen zijn.

3. Nulmeting

E

Daarna wordt gekeken naar de feitelijke situatie op locatie én naar de aantoonbare borging daarachter.

Een verzorgd verblijf alleen is niet voldoende wanneer bijvoorbeeld registratie, verantwoordelijkheden of dagelijkse afspraken ontbreken. Omgekeerd zegt een goed gevuld dossier weinig wanneer de beschreven werkwijze in de praktijk niet wordt toegepast.

De nulmeting vormt daarom het startbeeld voor verdere ontwikkeling.

4. Verbeterroute

Bevindingen worden vertaald naar concrete prioriteiten.

Niet ieder punt heeft dezelfde urgentie. Er wordt onderscheid gemaakt tussen onderwerpen die direct aandacht vragen, verbeteringen die binnen een passende termijn kunnen worden uitgevoerd en vraagstukken waarvoor eerst een bestuurlijke, financiële of organisatorische keuze nodig is.

Waar mogelijk wordt ook duidelijk gemaakt:

  • Wat moet worden uitgevoerd.
  • Wie daarvoor verantwoordelijk is.
  • Welke termijn passend is.
  • Welke informatie nog ontbreekt.
  • Welke afhankelijkheden er zijn.
  • Hoe opvolging kan worden aangetoond.

5. Implementatie

Verbeteren betekent meer dan een adviesrapport ontvangen.

Afspraken moeten ook bruikbaar worden gemaakt voor bestuur, beheerder, medewerkers en vrijwilligers.

Daarvoor werkt het Kwaliteitskader met drie documentlagen:

  • ZooCO Handboek: de algemene uitgangspunten, werkwijze, procedures en uitleg van het Kwaliteitskader.
  • ZooCO Beheermap: de locatiegebonden beleids-, beheer-, registratie- en bewijsstukken.
  • ZooCO Werkmap: de praktische protocollen, werkschema's, controlelijsten en logboeken voor de dagelijkse uitvoering.

Niet iedere locatie heeft dezelfde hoeveelheid documentatie nodig. De invulling wordt afgestemd op functie, schaal, dieren, organisatie en risico's.

6. Borging

Een dierlocatie verandert voortdurend. Dieren komen en gaan, vrijwilligers wisselen, afspraken veranderen en documenten kunnen verouderen.

Daarom stopt het Kwaliteitskader niet na de verbeterroute.

Binnen de huidige methodiek worden relevante documenten, mutaties en verbeterpunten periodiek gevolgd. Bij stabiele locaties vindt in beginsel eenmaal per twee jaar opnieuw een volledige fysieke borgingscheck plaats. Wanneer risico's, grote veranderingen of eerdere tekortkomingen daartoe aanleiding geven, kan een kortere cyclus passend zijn.

Zo blijft kwaliteit geen momentopname.

Kwaliteit moet ook werkbaar blijven wanneer er iets verandert

Een locatie is nooit statisch. Er komt een nieuw dier, een verblijf wordt aangepast, een keuring verloopt, een instantie stuurt een brief of nieuwe regelgeving vraagt om actie.

Het Kwaliteitskader is daarom niet ingericht als een verzameling losse checklists die telkens volledig opnieuw moet worden doorlopen. Bij een wijziging wordt gericht bekeken wat daardoor opnieuw aandacht vraagt.

Zo kan bijvoorbeeld worden vastgesteld:

  • Welke actie nodig is.

  • Wie daarvoor verantwoordelijk is.

  • Welke bestaande afspraak of werkwijze moet worden aangepast.

  • Welk document als bewijs moet worden bewaard.

  • Waar dit binnen de locatieorganisatie thuishoort.

  • Of en wanneer herbeoordeling nodig is.

Een ontvangen rapport, brief of keuring hoeft daarbij niet op verschillende plaatsen opnieuw te worden opgeslagen. Belangrijker is dat duidelijk blijft waarop het document betrekking heeft, welke actie eruit voortvloeit en of die actie daadwerkelijk is afgerond.

Zo groeit de kwaliteitsborging mee met de locatie zonder dat bij iedere verandering het volledige systeem opnieuw hoeft te worden doorlopen.

Waar kijkt het Kwaliteitskader naar?

De beoordeling bestaat niet uit één los thema zoals dierenwelzijn of administratie. De verschillende onderwerpen worden in samenhang bekeken.

Binnen de huidige methodiek worden twaalf beoordelingsdomeinen onderscheiden:

  1. Dierenwelzijn en dagelijkse verzorging.
  2. Huisvesting, terrein en verblijven.
  3. Dierregistratie, UBN en I&R.
  4. Dierenarts, gezondheid en medicatie.
  5. Hygiëne, mest, zoönosen en plaagdieren.
  6. Veiligheid, bezoekerscontact en routing.
  7. Vrijwilligers, beheer en overdracht.
  8. Documenten, logboeken en werkschema's.
  9. Educatie en maatschappelijke waarde.
  10. Eigendom, afspraken en verantwoordelijkheid.
  11. Toekomstbestendigheid en diermanagement.
  12. Financiële weerbaarheid en ontwikkelruimte.

Niet ieder domein krijgt op iedere locatie exact dezelfde invulling. Context en proportionaliteit blijven belangrijk.

De Praktijkladder

De ZooCO Praktijkladder maakt zichtbaar waar een locatie staat in haar ontwikkeling.

De ladder loopt van onvoldoende informatie om een niveau te kunnen bepalen tot een toekomstgericht en professioneel georganiseerde locatie.

Binnen de huidige methodiek worden vijf treden gebruikt:

  • Trede 0: Niet in beeld.
  • Trede 1: Basis in beeld.
  • Trede 2: ZooCO-basis op orde.
  • Trede 3: Praktisch geborgd.
  • Trede 4: Toekomstgericht en professioneel.

Trede 2 vormt de professionele basis binnen de huidige methodiek. Een hogere trede vraagt niet alleen meer documenten, maar vooral dat kwaliteit aantoonbaar in de organisatie en dagelijkse praktijk is ingebed.

Niet iedere locatie hoeft hetzelfde te worden

Het Kwaliteitskader is geen poging om iedere dierlocatie dezelfde organisatievorm op te leggen.

Een dierenweide die door enkele vrijwilligers wordt verzorgd heeft andere behoeften dan een grote kinderboerderij met medewerkers, veel bezoekers, educatie en verschillende diersoorten.

De basisprincipes blijven gelijk, maar de wijze waarop daaraan invulling wordt gegeven moet:

  • Passend zijn bij de locatie.
  • Uitvoerbaar zijn voor de organisatie.
  • Aansluiten op daadwerkelijke risico's.
  • Aantoonbaar werken in de praktijk.

Voor wie wordt het kader nu toegepast?

De huidige toepassing richt zich primair op:

  • Kinderboerderijen.
  • Dierenweides en hertenkampen.
  • Zorgboerderijen en zorglocaties met dieren.
  • Gemeenten die verantwoordelijk zijn voor of betrokken zijn bij dergelijke locaties.
  • Stichtingen, beheerders en vrijwilligersorganisaties die deze locaties exploiteren.

Andere typen professionele dierlocaties kunnen in de toekomst een eigen toepassing krijgen. De huidige publieke uitwerking is daar niet automatisch één op één op van toepassing.

Een bewaakte methodiek

De hoofdlijnen van het ZooCO Kwaliteitskader zijn openbaar.

De volledige normtabellen, beoordelingsvragen, wegingen, risicomatrices, formats en interne auditinstrumenten worden niet als zelfbeoordelingspakket gepubliceerd.

Dat voorkomt dat onderdelen los van hun context worden gebruikt of dat een locatie zichzelf op basis van een lijst ten onrechte als beoordeeld presenteert.

Verdieping:

  • Praktijkladder Kinderboerderijen en Dierenweides.
  • Handboek, Beheermap en Werkmap.
  • Gemeentelijke borging van dierlocaties.
  • Deelname en borging.
  • Normen, bronnen en onderbouwing.

Meer weten?

Wilt u onderzoeken of het Kwaliteitskader geschikt is voor één locatie of voor meerdere locaties binnen een gemeente?
Neem contact op om de situatie en mogelijke eerste stap te bespreken.