Vrijwilligersbeleid en werkafspraken
Duidelijk maken welke taken vrijwilligers uitvoeren, welke instructie nodig is en wanneer deskundige ondersteuning moet worden ingeschakeld.
Vrijwilligers kunnen uiteenlopende werkzaamheden uitvoeren, van bezoekers ontvangen en verblijven schoonmaken tot dieren voeren en observeren.
Niet iedere taak vraagt dezelfde kennis, ervaring of bevoegdheid. Een algemene vrijwilligersovereenkomst geeft daarom meestal onvoldoende informatie over het dagelijkse werk met dieren.
Kinderboerderijadvies helpt om werkzaamheden, risico’s en verantwoordelijkheden praktisch af te bakenen.
Taken moeten passen bij kennis en ervaring
Een nieuwe vrijwilliger kan niet automatisch dezelfde verantwoordelijkheid dragen als iemand die jarenlang met een bepaalde diergroep heeft gewerkt.
Per taak moet duidelijk zijn:
- Welke instructie nodig is.
- Welke werkzaamheden zelfstandig mogen worden uitgevoerd.
- Wanneer toezicht nodig is.
- Welke afwijkingen moeten worden gemeld.
- Wie beslissingen mag nemen.
- Welke werkzaamheden alleen door een deskundige worden uitgevoerd.
De afspraken moeten aansluiten op de werkelijke organisatie en niet alleen op een algemene functiebeschrijving.
Herkennen en melden
Vrijwilligers hoeven geen dierenarts te zijn. Zij moeten wel weten welke veranderingen in gedrag, voeropname, beweging of lichamelijke toestand zij moeten melden en bij wie zij terechtkunnen.
Ook bij defecten, ontsnapping, onveilig bezoekersgedrag, verontreiniging of fouten in de registratie moet een duidelijke meldroute bestaan.
Instructies die op de werkplek bruikbaar zijn
Lange protocollen worden niet vanzelf goed toegepast. Voor dagelijkse werkzaamheden kunnen korte schema’s, controlelijsten, logboeken en contactkaarten geschikter zijn.
Het gaat niet om zoveel mogelijk documenten, maar om de juiste informatie op de juiste plaats. Een voerschema moet bijvoorbeeld actueel, begrijpelijk en gekoppeld zijn aan de aanwezige dieren. Een logboek moet meer vastleggen dan alleen dat iemand aanwezig was.
Gemeentelijke verwachtingen en ondersteuning
Wanneer de gemeente aanvullende kwaliteit verwacht, moet duidelijk zijn welke scholing, hulpmiddelen, professionele achtervang en financiële ruimte nodig zijn.
Een vrijwilligersorganisatie wordt niet sterker door alleen extra verplichtingen op papier te zetten. Soms moet de werkwijze worden vereenvoudigd, ondersteuning worden georganiseerd of een taak anders worden belegd.
Vrijwilligersafspraken laten beoordelen?
Wilt u vrijwilligers duidelijke kaders bieden zonder de organisatie onnodig zwaar te maken?
Neem contact op om taken, diergroepen, risico’s en bestaande instructies te bespreken.