Continuïteit, achtervang en overdracht
Dierzorg mag niet afhankelijk zijn van één beheerder, vrijwilliger of bestuurder.
Dieren hebben iedere dag verzorging nodig. Ziekte, vakantie, conflicten,
vertrek of een bestuurswisseling mogen daarom niet leiden tot onduidelijkheid over voeren, medicatie, dierenartszorg of toegang tot de locatie.
Continuïteit moet worden voorbereid voordat iemand onverwacht uitvalt.
Essentiële kennis toegankelijk houden
Belangrijke informatie mag niet uitsluitend in persoonlijke telefoons, mailboxen of hoofden aanwezig zijn.
Vervangers moeten toegang hebben tot actuele dierengegevens, sleutels, contactpersonen, verzorgingsinformatie, medicatie, calamiteitenafspraken en relevante digitale systemen.
Achtervang is meer dan een namenlijst
Een achtervangregeling werkt alleen wanneer de vervanger de locatie kent, voldoende bekwaam is en daadwerkelijk beschikbaar kan zijn.
Ook moet duidelijk zijn welke besluiten de vervanger mag nemen en wie financiële toestemming kan geven voor bijvoorbeeld spoedeisende dierenartszorg.
Overdracht controleren
Bij vertrek of bestuurswisseling moeten documenten, sleutels, accounts, afspraken, lopende behandelingen en openstaande verbeterpunten systematisch worden overgedragen.
De overdracht is pas afgerond wanneer informatie niet alleen is verstuurd, maar ook is gecontroleerd en begrepen.
Kwetsbaarheid zichtbaar maken
Een locatie kan dagelijks goed draaien en toch organisatorisch kwetsbaar zijn. Het ZooCO Kwaliteitskader maakt zichtbaar welke functies geen vervanging hebben en welke informatie onvoldoende overdraagbaar is.
Continuïteit organiseren?
Wilt u voorkomen dat dierzorg en administratie stilvallen wanneer een vaste kracht wegvalt?
Neem contact op om achtervang, overdracht en toegang tot essentiële informatie te beoordelen.