Beleid, werkafspraken en logboeken
Vastleggen wat belangrijk is, op de plaats waar mensen het werkelijk nodig hebben.
Goede documenten ondersteunen het werk.
Zij vervangen geen vakkennis en mogen de dagelijkse verzorging niet onnodig ingewikkeld maken.
Daarom moet onderscheid worden gemaakt tussen visie en beleid, formele locatiegegevens,
dagelijkse werkinstructies en registraties van wat daadwerkelijk is gebeurd.
Beleid geeft richting
Beleid beschrijft waarom de locatie bestaat, welke dieren zij wil houden, welke kwaliteit zij nastreeft en welke uitgangspunten gelden voor dierenwelzijn, educatie, bezoekers en organisatie.
Het hoeft niet iedere handeling te beschrijven. Wel moet het houvast geven bij nieuwe dieren, investeringen, klachten en moeilijke keuzes.
Werkafspraken maken beleid uitvoerbaar
Een vrijwilliger heeft vooral behoefte aan duidelijke informatie over voeren, controleren, schoonmaken, openen, sluiten en melden van bijzonderheden.
Werkafspraken moeten kort, begrijpelijk en op de juiste plaats beschikbaar zijn. Een schema dat niet meer klopt, kan gevaarlijker zijn dan het ontbreken ervan.
Logboeken tonen wat werkelijk gebeurt
Een logboek moet relevante bijzonderheden, controles, behandelingen of afwijkingen terugvindbaar maken.
Niet alles hoeft dagelijks uitgebreid te worden beschreven. De registratie moet vooral helpen om veranderingen te herkennen, informatie over te dragen en opvolging te controleren.
Handboek, Beheermap en Werkmap
Binnen het ZooCO Kwaliteitskader worden uitleg, locatiegebonden afspraken en dagelijkse uitvoering bewust van elkaar onderscheiden.
Het Handboek legt de achtergrond, begrippen en toepassing van het kader uit. De Beheermap bevat het beleid en de formele locatiegegevens, zoals overeenkomsten, vergunningen, tekeningen en bewijsstukken. De Werkmap ondersteunt de dagelijkse uitvoering met protocollen, werkinstructies, schema’s en registraties.
De mappen moeten op elkaar aansluiten en toegankelijk zijn voor de mensen die ermee werken. Zo wordt duidelijk wat is afgesproken, hoe het wordt uitgevoerd en waar veranderingen moeten worden verwerkt.
Documenten praktisch laten maken?
Wilt u bestaande documenten vereenvoudigen, aanvullen of beter laten aansluiten op de dagelijkse praktijk?
Neem contact op om de organisatie, gebruikers en huidige documenten te bespreken.