Overdracht, continuïteit en vrijwilligersafspraken
Dieren, registraties, documenten, contacten en openstaande afspraken gecontroleerd overdragen.
Een wisseling van beheerder, bestuur of uitvoerende organisatie vraagt om meer dan het overhandigen van sleutels.
Ook dierenlijsten, officiële registraties, dierenartsgegevens, leveranciers, digitale toegangen, overeenkomsten en
openstaande verbeterpunten moeten beschikbaar en begrijpelijk worden overgedragen.
Wanneer informatie verspreid staat of vooral bij één persoon bekend is, kan een bestuurswisseling direct gevolgen hebben voor de continuïteit van de dierzorg.
Kinderboerderijadvies helpt gemeenten en beheerorganisaties om de overdracht feitelijk
te controleren en ontbrekende informatie zichtbaar te maken.
Continuïteit van de dagelijkse dierzorg.
Ervaren vrijwilligers weten vaak precies welk dier extra aandacht nodig heeft, hoe een verblijf wordt schoongemaakt en wie moet worden gebeld bij een probleem. Wanneer deze informatie niet wordt vastgelegd, kan zij plotseling verdwijnen.
Niet alles hoeft in uitgebreide protocollen te worden beschreven. Wel moeten essentiële verzorging, risico’s, verantwoordelijkheden en noodprocedures voor vervangers toegankelijk zijn.
Achtervang voor dagelijkse dierzorg
Dieren hebben iedere dag verzorging nodig. Daarom moet voor voeren, water, observatie, schoonmaak en controle van verblijven altijd voldoende achtervang bestaan.
Ook voor dierenartscontact, medicatie, geboorte, sterfte, quarantaine, ontsnapping en calamiteiten moet duidelijk zijn wie handelt en wie besluiten mag nemen.
Een telefoonlijst alleen is onvoldoende wanneer niemand weet welke taak of bevoegdheid bij iedere contactpersoon hoort.
Vrijwilligers duidelijk en passend instrueren
Vrijwilligers moeten weten welke werkzaamheden zij zelfstandig mogen uitvoeren, waarvoor toestemming nodig is en wanneer zij een beheerder of specialist moeten inschakelen.
De instructie moet aansluiten op ervaring, taak, diergroep en risico. Een vrijwilliger die bezoekers ontvangt heeft andere informatie nodig dan iemand die dieren voert, medicatie ondersteunt of verblijven onderhoudt.
Kwaliteit ontstaat niet door veel documenten, maar door begrijpelijke afspraken die daadwerkelijk worden gebruikt.
Overdracht bij beheer- of bestuurswisseling
Bij overdracht moeten onder meer worden gecontroleerd:
- Actuele dierenlijsten.
- UBN- en I&R-gegevens waar van toepassing.
- Dierenartscontacten en medische informatie.
- Voerleveranciers en verzorgingsschema’s.
- Lopende medicatie en behandelingen.
- Sleutels en digitale toegangen.
- Overeenkomsten en subsidieafspraken.
- Onderhoudsvragen en openstaande verbeterpunten.
- Calamiteiteninformatie.
- Contactpersonen binnen de gemeente.
De overdracht is pas voltooid wanneer informatie niet alleen is overhandigd, maar ook is gecontroleerd en begrepen.
Rol van de gemeente
Wanneer de gemeente eigenaar, verhuurder, subsidieverstrekker of opdrachtgever is, kan zij afspraken maken over continuïteit en overdracht. Daarbij moet ook worden beoordeeld of de locatie voldoende mensen, kennis, tijd en financiële middelen heeft om aan de verwachtingen te voldoen.
Een kwetsbare vrijwilligersorganisatie wordt niet sterker door alleen extra verplichtingen op papier te zetten. Soms zijn begeleiding, scholing, vereenvoudiging of aanvullende professionele ondersteuning nodig.
Structureel blijven borgen
De Werkmap en Beheermap binnen het ZooCO Kwaliteitskader helpen om dagelijkse instructies en formele locatiegegevens van elkaar te onderscheiden.
Via een serviceovereenkomst kunnen relevante documenten, mutaties en openstaande verbeterpunten periodiek worden gecontroleerd.
Continuïteit en overdracht beter organiseren?
Wilt u een dierlocatie minder afhankelijk maken van één beheerder, vrijwilliger of bestuurslid?
Neem contact op om de organisatie, taken, documenten en benodigde achtervang te bespreken.